Bare cirka halvparten av norske butikker og utsalgssteder har betalingsterminaler som er integrert med kassen. Den andre halvparten benytter altså to separate systemer til registrering av henholdsvis salg og kortbetalinger.

Hva med din bedrift? Bør du integrere betalingsterminalen din med kassen, eller er det bare en unødig komplikasjon?

La oss se på de viktigste fordelene knyttet til kasseintegrasjon, og kanskje gjøre det litt lettere for deg å bestemme deg for hva du selv bør velge.

Hva er kasseintegrasjon?

Kasseintegrasjon betyr ganske enkelt at betalingsterminalen er direkte koblet til kassesystemet, og at de to systemene «snakker sammen».

Når kasse og terminal er integrert, er det vanligste at alle salgsfunksjoner utføres på kassesystemet. Varene slås kun inn på kassen, som automatisk sender sluttbeløpet til betalingsterminalen slik at kunden kan betale. Den som betjener kassen trenger derfor ikke å taste inn salgsbeløpet på terminalen selv.

Mobil betalingsterminal

Avhengig av type terminal kan kvitteringen skrives ut enten på betalingsterminalen eller fra kassen, men som regel er det kassesystemets kvitteringsskriver som benyttes.

Fordeler med kasseintegrasjon

Den største fordelen med integrasjon av terminal og kassasystem er at det reduserer risikoen for menneskelig feil, og dermed for kasseavvik. Når totalbeløpet overføres direkte fra kassen til betalingsterminalen, forsvinner risikoen for at selgeren taster inn feil beløp på terminalen, og at det ved dagens slutt ikke er samsvar mellom rapportene fra kassen og betalingsterminalen.

Les også: Hva er egentlig X- og Z-rapporter? Kassarapporter forklart.

Med en integrert terminal vil som regel også betalingsprosessen gå raskere og smidigere, og selgeren kan konsentrere seg om å yte service til kunden i stedet for å fokusere på betalingsterminalen.

Å integrere en betalingsterminal med en eldre manuell tastekasse vil riktignok sannsynligvis koste mer enn det smaker. Men dersom du er klar for å oppgradere ditt gamle kassasystem, eller starter opp med helt blanke ark, vil du mest sannsynlig ende med en helt eller delvis skybasert kasseløsning. Og da er integrert betaling absolutt å anbefale.

Nyere kassesystemer integreres nemlig også enkelt med nettbaserte regnskapssystemer, og da er det en stor fordel å ha all informasjon om kortbetalinger som en integrert del av systemet.

På denne måten kan du også dra nytte av analysemulighetene som kommer med gode kasseløsninger, og få innsikt i forhold som for eksempel hvilke betalingskort som benyttes oftest og hvilke ansatte som har foretatt hvilke kortsalg.

Hvis flere personer i bedriften håndterer samme betalingsterminal, er det også en stor fordel å ha transaksjonene riktig organisert i kassesystemet.

Integrering med kasse vil medføre noen ekstra kostnader, men i de fleste tilfeller vil det likevel være en god investering på sikt. Pass også på på at du ikke betaler mer enn nødvendig for integrasjonen!

Det fins en mengde forhandlere av betalingsterminaler og butikkdatasystemer i Norge. For mange av dem er nettopp tjenester som kasseintegrasjon en viktig inntektskilde, og prisene kan variere enormt fra en tilbyder til en annen. Vil du bruke en lokal forhandler, bør du innhente og sammenligne flere tilbud før du signerer.

Det vil også ta litt lengre tid å komme i gang med kasseintegrasjon enn med en frittstående terminal, men er du på utkikk etter en langsiktig løsning er forskjellen uten særlig betydning.

Velg riktig betalingsterminal

Ikke alle terminaler støtter kasseintegrasjon. Hvis du enten ønsker integrasjon med kassen fra starten av, eller tror du kan komme til å trenge det senere, må du altså passe på at du velger riktig type terminal.

Enkelte betalingsterminaler er kun tilpasset kasseintegrasjon. De har ikke egen kvitteringsskriver, og kan derfor ikke brukes som frittstående terminal. De fleste slike terminaler er stasjonære, det vil si at de har en fysisk kobling til kassen (som regel USB eller RS232) og kun kan brukes ved et fast kassepunkt.

Et eksempel på en slik terminal er Nets/Ingenico iPP350, en robust terminal beregnet på høye transaksjonsvolumer som er med i vårt best-i-test-utvalg.

Andre terminaler gir større valgmuligheter og mer fleksibilitet. Yomani XR fra Verifone, som også er med på listen vår over Norges beste betalingsterminaler, kan leveres enten som frittstående terminal med egen skriver, eller uten skriver for integrasjon med kasse. Pakkeløsningen Bambora One gir deg også valget mellom frittstående eller integrert terminal.

Mobil betalingsterminal fra Bambora

En annen, mer utradisjonell løsning er iZettle, en mobil kortleser som benyttes i kombinasjon med en app på et smarttelefon eller et nettbrett. Appen har en gratis kassasystem-funksjon for mindre virksomheter, som kan oppgraderes til en betalt versjon som tilfredsstiller skatteetatens krav til oppgjørssystemer. iZettle-løsningen utgjør derfor i seg selv en integrert betalingsterminal og kasse.

For bedrifter som ikke har veldig stor omsetning eller spesielt kompliserte krav til kassasystemet sitt, kan iZettle være en konkurransedyktig kasse- og betalingsløsning.

Integrere eller ikke integrere, det er spørsmålet

Det fins ikke noe fasitsvar på om du bør integrere betalingsterminalen din med kassen eller ikke. Det kommer an på hva slags forretning du driver, hva du selger til hvem, fra hvor og hvor ofte. Det kommer også an på hvilke mål du har for virksomheten på mellomlang og lang sikt.

Hvis du har et eldre, men fungerende kassaapparat som du ønsker å fortsette å bruke, og hvis du ikke håndterer særlig mange transaksjoner per dag, kan en frittstående terminal fungere utmerket. (Frittstående terminaler har også den fordelen at de fungerer uavhengig av eventuelle tekniske problemer med kassen.)

Har du derimot ambisjoner om å få virksomheten til å vokse og kanskje vil trenge mer enn én betalingsterminal på sikt, er kasseintegrasjon å anbefale. Det samme gjelder om du vil ha best mulig flyt i betalingsprosessen, færrest mulig feilkilder, og konsoliderte rapporter.

En integrert løsning vil koste litt mer, være litt mer komplisert å sette opp og ta litt mer tid i starten, men når den først er på plass vil du ha en kasse- og betalingsløsning bedriften din kan vokse med.