Kassasystemer for småbedrifter: Hvilke valgmuligheter har du?

Er du nyoppstartet og usikker på hva slags kassasystem du bør velge? Eller har du et kassaapparat som ikke lenger dekker bedriftens behov, og lurer på hvilke nye løsninger som er tilgjengelige?

Det er ikke lenge siden tradisjonelle kassaapparater var eneste alternativ for å registrere salg. I dag er kassaapparatene for en stor del erstattet av mer komplekse POS-systemer (Point Of Sales), som omfatter en rekke nyttige verktøy i tillegg til selve kassafunksjonen.

Markedet for POS-løsninger er stort og endrer seg raskt, og det er ikke lett å få oversikt. I denne artikkelen ser vi derfor nærmere på to ulike typer kassasystemer, og gir noen tips om hva du bør tenke på når du skal velge.

Lovens krav til kassasystemer

Bokføringsloven stiller strenge krav til dokumentasjon av kontantomsetning. Alle bokføringspliktige som driver kontantsalg må ha kassaapparat eller “annet likeverdig system“, som fortløpende dokumenterer salg med daterte, nummererte rapporter, og som kan skrive kvittering til kunden for hvert salg.

Kontantsalg er definert som at kunden gjør opp for seg i det produktet eller tjenesten leveres, uansett om det betales med kontanter, kort eller mobil. Salg via internett må også skje via systemer som tilfredsstiller kravet til likeverdighet.

Moderne POS-løsninger eller butikkdatasystemer gjør imidlertid mye mer enn bare å registrere og rapportere salg. De inkluderer blant annet funksjoner for lagerstyring, prisstyring, rabatt- og kampanjestyring, samt mer eller mindre avanserte økonomi- og rapporteringsfunksjoner.

PC-baserte kassasystemer

PC-baserte POS-løsninger består av standard maskinvare (servere og datamaskiner) som kjører en spesialisert POS-programvare. Bedriften kan eie og drifte maskinvaren selv, eller den kan leie serverplass hos en ekstern leverandør som tar seg av driften — såkalt hosting — og koble seg opp mot programvaren via internett. I begge tilfellene eier bedriften selv programvarelisensen.

PC-basert POS er en moden teknologi, og tilbyderne er mange. Her er bare et lite utvalg:

• Casio Kassasystemer har tilpassede løsninger for kantiner, faghandler, restauranter, frisører og terapeuter, barer og puber, og bakerier og kaféer. Enkelte modeller kan også kobles til en skybasert tjeneste (se nedenfor).
• Lexit er en av Nordens største leverandører av POS- og butikkdatautstyr til detaljhandelen.
• Sharp tilbyr også tilpassede kasseløsninger for flere bransjer, inkludert restauranter, dagligvarebutikker og frisører.

Casio tilbyr PC-baserte kassasystemer for en rekke ulike bransjer. Foto: Casio.

Skybaserte kassasystemer

PC-baserte systemer er imidlertid i ferd med å bli erstattet av skybaserte løsninger, såkalt “cloud computing“. Prinsippet bak skyteknologi er at få eller ingen operasjoner utføres på lokalt installerte systemer; alle dine data ligger på servere i et eksternt datasenter et eller annet sted i verden og nås via internett.

De fleste skybaserte POS-løsninger tilbys i form av programvare som en tjeneste, eller “software as a service“ (SaaS). Programvaren eies og drives av en tjenesteleverandør. I stedet for å kjøpe en programvarelisens, betaler du en månedlig avgift for bruken av tjenesten. Abonnementet inkluderer også brukerstøtte, backup og framtidige oppgraderinger.

Mange skybaserte kassasystemer gjør det mulig å bruke en iPad eller et annet nettbrett som kassepunkt. Foto: Zettle.

I tillegg må du selvfølgelig ha nødvendig maskinvare på utsalgsstedet. Mange skybaserte POS-løsninger er basert på bruk av nettbrett som kassepunkt.

En stor fordel med kassasystem i skyen er at de som regel er enkle å integrere med andre systemer, som betalingsterminaler og regnskapssystemer. For eksempel kan data fra kassasystemet automatisk importeres til regnskapssystemet, noe som både sparer administrativt arbeid og reduserer risikoen for menneskelig feil.

De fleste skybaserte kasseløsninger kan sømløst håndtere både fysisk butikk og nettbutikk, med mulighet til å genere betalingslenker for å ta betalt på avstand (for eksempel via Whatsapp eller Messenger), og med felles lagerstyring uansett salgskanal.

Hvordan velger du riktig kassasystem?

Å velge det riktige kassasystemet for akkurat din bedrift kan virke som en overveldende oppgave. Tenk nøye gjennom bedriftens behov, snakk med andre i bransjen, og kontakt flere leverandører før du gjør et endelig valg.

Her er et par tommelfingerregler å gå etter:

Tenk over hvilke funksjoner som er viktige for driften, og hvilke som bare ser spennende eller morsomme ut. Jo mer komplekse funksjoner systemet har, desto mer tid vil du og dine ansatte bruke på opplæring og brukerstøtte. Det beste POS-systemet for din bedrift er det som gir riktig balanse mellom funksjoner og brukervennlighet.

Undersøk hvilke andre systemer kassasystemet kan integreres med. Sømløse koblinger mellom for eksempel betalingsterminal, kassasystem og regnskapssystem kan bety store tidsbesparelser i den daglige driften.

Jo flere varenummer bedriften håndterer, desto viktigere blir det å ha et godt system for lagerstyring — særlig dersom du selger både i fysisk butikk og på nett. Alle POS-systemer vil gi deg innsikt i lagerbeholdningen, men et virkelig godt system vil gi deg rask og fullstendig oversikt og muligheten til å sette opp varsler.

Hvis bedriften er nyoppstartet eller i en vekstfase, se etter et system som gjør det mulig å starte i det små med lave kostnader, men som også kan vokse i takt med virksomheten.