Kassasystemloven trådte i kraft 1. januar 2017. Loven fastsetter krav til kassasystemer som tilbys for salg, utleie eller utlån til bokføringspliktige virksomheter.
Ett av lovkravene er at hvert kassepunkt skal kunne produsere såkalte X-rapporter og Z-rapporter, i tillegg til salgs- og returkvitteringer. Men hva er egentlig disse X- og Z-rapportene, og hva brukes de til?
Kassarapporter og bruken av dem
Kort oppsummert er en Z-rapport det samme som dagsoppgjør av kassen: en daglig rapport over alle registreringer i bedriftens kassasystem fra åpning til stenging. En X-rapport er en midlertidig rapport som viser nye registreringer i kassasystemet siden forrige Z-rapport.
Ifølge bokføringsforskriften skal alle bokføringspliktige virksomheter som driver kontantsalg foreta daglige kassaoppgjør (dagsoppgjør).
Ved dagens slutt genereres en Z-rapport (dagsrapport), som inneholder alle opplysninger som er blitt registrert av bedriftens kassaapparat i løpet av dagen. Rapporten benyttes som bilag til bokføringen av bedriftens inntekter.
Z-rapportene må etter forskriften produseres ferdig hver dag, det er ikke tilstrekkelig å kunne generere dem ved en eventuell kontroll.
Kort fortalt
Z-rapport: Dagsoppgjør med totaler for alle kortinnløsere med transaksjoner siden forrige Z-rapport ble kjørt. Denne nullstiller totalene.
X-rapport: Rapport med totaler for alle kortinnløsere og registrert kontantsalg med transaksjoner siden forrige Z-rapport ble kjørt. X-rapporter nullstiller ikke totaler.
Hver Z-rapport skal være datert og signert, og det skal oppgis klokkeslett for kjøring av rapporten.
X-rapporter kan derimot genereres når som helst i løpet av dagen, og gir et øyeblikksbilde av salg og andre registreringer som er foretatt på kassaapparatet siden gårsdagens Z-rapport.
Kravene til X- og Z-rapporter i kassasystemforskriften
De detaljerte kravene til innholdet i X- og Z-rapporter finner vi i kassasystemforskriften, som utfyller instruksene i kassasystemloven.
| Minimumsopplysninger i en X-rapport | |
|---|---|
| a) | påskrift om at rapporten er en X-rapport |
| b) | bedriftens navn og organisasjonsnummer |
| c) | dato og klokkeslett |
| d) | ID-nummeret til kassapunktet |
| e) | totalt kontantsalg |
| f) | antall kontantsalg og beløp minimum fordelt på hovedgrupper |
| g) | antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmidler |
| h) | antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmiddel spesifisert for hver enkelt operatør, hvis kassasystemet har funksjoner for dette |
| i) | antall tips og beløp, hvis kassasystemet har funksjoner for dette |
| j) | avgiftspliktig og avgiftsfritt kontantsalg mv. samt merverdiavgift fordelt på ulike mva-satser |
| k) | inngående vekselkasse |
| l) | antall salgskvitteringer |
| m) | antall åpninger av kassaskuffen |
| n) | antall kopikvitteringer og beløp |
| 0) | antall pro forma kvitteringer og beløp |
| p) | antall returaer og beløp |
| q) | antall rabattaer og beløp |
| r) | antall avbrutte kontantsalg og beløp |
| s) | antall linjekorreksjoner spesifisert på type og beløp |
| t) | antall prisundersøkelser spesifisert på varegruppe og beløp |
| u) | antall andre korreksjoner spesifisert på type og beløp |
| v) | antall utleveringskvitteringer og beløp |
| w) | antall opplæringskvitteringer og beløp |
| x) | grand total salg |
| y) | grand total retur |
| z) | grand total netto. |
En Z-rapport skal minst inneholde de samme opplysningene, bortsett fra at påskriften X-rapport logisk nok skal være Z-rapport. I tillegg må Z-rapportene være fortløpende nummerert, og de kan ikke inneholde registreringer som er tatt med i en tidligere Z-rapport.
Kassasystemet skal ikke kunne generere en Z-rapport før alle dagens salg er avsluttet.
Krav om utskrift av X- og Z-rapporter ved kassapunktet
Ifølge kassasystemforskriften må både X- og Z-rapporter, såvel som kvitteringer og elektronisk journal, kunne skrives ut fra hvert enkelt kassapunkt. Det betyr altså at hvert kassapunkt må være utstyrt med en skriver, men det er ingenting i veien for at flere kassapunkter kan være koblet til den samme skriveren.
Motsatt er det heller ikke noe i veien for å bruke én skriver til kvitteringer og en annen til kassarapporter, men begge skriverne må være plassert på forretningsstedet.
