Kassasystemloven trådte i kraft 1. januar 2017. Loven fastsetter krav til kassasystemer som tilbys for salg, utleie eller utlån til bokføringspliktige virksomheter.

Ett av lovkravene er at hvert kassepunkt skal kunne produsere såkalte X-rapporter og Z-rapporter, i tillegg til salgs- og returkvitteringer. Men hva er egentlig disse X- og Z-rapportene, og hva brukes de til?

Kassarapporter og bruken av dem

Kort oppsummert er en Z-rapport en daglig rapport over alle registreringer i bedriftens kassasystem fra åpning til stenging, mens en X-rapport viser nye registreringer i kassasystemet siden forrige Z-rapport.

Ifølge bokføringsforskriften skal alle bokføringspliktige virksomheter som driver kontantsalg foreta daglige kassaoppgjør. Ved dagens slutt genereres en Z-rapport (dagsrapport) med alle opplysninger som er blitt registrert av bedriftens kassaapparat i løpet av dagen. Rapporten benyttes som bilag til bokføringen av bedriftens inntekter.

Z-rapportene må etter forskriften produseres ferdig hver dag, det er ikke tilstrekkelig å kunne generere dem ved en eventuell kontroll. Hver Z-rapport skal være datert og signert, og det skal oppgis klokkeslett for kjøring av rapporten.

X-rapporter kan derimot genereres når som helst i løpet av dagen, og gir et øyeblikksbilde av salg og andre registreringer som er foretatt på kassaapparatet siden gårsdagens Z-rapport.

Kort fortalt

X-rapport: Rapport med totaler for alle kortinnløsere og registrert kontantsalg med transaksjoner siden forrige Z-rapport ble kjørt. X-rapporter nullstiller ikke totaler.

Z-rapport: Dagsrapport med totaler for alle kortinnløsere med transaksjoner siden forrige Z-rapport ble kjørt. Denne nullstiller totalene.

Kravene til X- og Z-rapporter i kassasystemforskriften

De detaljerte kravene til innholdet i X- og Z-rapporter finner vi i kassasystemforskriften, som utfyller instruksene i kassasystemloven.

Minimumsopplysninger i en X-rapport
a)påskrift om at rapporten er en X-rapport
b)bedriftens navn og organisasjonsnummer
c)dato og klokkeslett
d)ID-nummeret til kassapunktet
e)totalt kontantsalg
f)antall kontantsalg og beløp minimum fordelt på hovedgrupper
g)antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmidler
h)antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmiddel spesifisert for hver enkelt operatør, hvis kassasystemet har funksjoner for dette
i)antall tips og beløp, hvis kassasystemet har funksjoner for dette
j)avgiftspliktig og avgiftsfritt kontantsalg mv. samt merverdiavgift fordelt på ulike mva-satser
k)inngående vekselkasse
l)antall salgskvitteringer
m)antall åpninger av kassaskuffen
n)antall kopikvitteringer og beløp
0)antall pro forma kvitteringer og beløp
p)antall returaer og beløp
q)antall rabattaer og beløp
r)antall avbrutte kontantsalg og beløp
s)antall linjekorreksjoner spesifisert på type og beløp
t)antall prisundersøkelser spesifisert på varegruppe og beløp
u)antall andre korreksjoner spesifisert på type og beløp
v)antall utleveringskvitteringer og beløp
w)antall opplæringskvitteringer og beløp
x)grand total salg
y)grand total retur
z)grand total netto.

En Z-rapport skal minst inneholde de samme opplysningene, bortsett fra at påskriften X-rapport logisk nok skal være Z-rapport. I tillegg må Z-rapportene være fortløpende nummerert, og de kan ikke inneholde registreringer som er tatt med i en tidligere Z-rapport.

Kassasystemet skal ikke kunne generere en Z-rapport før alle dagens salg er avsluttet.

Krav om utskrift av X- og Z-rapporter ved kassapunktet

Ifølge kassasystemforskriften må både X- og Z-rapporter, såvel som kvitteringer og elektronisk journal, kunne skrives ut fra hvert enkelt kassapunkt. Det betyr altså at hvert kassapunkt må være utstyrt med en skriver, men det er ingenting i veien for at flere kassapunkter kan være koblet til den samme skriveren.

Motsatt er det heller ikke noe i veien for å bruke én skriver til kvitteringer og en annen til kassarapporter, men begge skriverne må være plassert på forretningsstedet.