Siden 1. januar 2019 har alle næringsdrivende som driver kontantsalg plikt til å bruke kassasystemer som tilfredsstiller lovens krav.
Kassasystemloven omhandler kassasystemer som tilbys til virksomheter som driver kontantsalg. Med kontantsalg menes varer og tjenester der kjøperens betalingsplikt blir gjort opp ved levering, enten det betales med kort eller kontanter. Salg over internett regnes ikke som kontantsalg.
Loven har som hovedformål å redusere omfanget av svart økonomi i kontantbransjene. For systemleverandørene trådte loven og forskriften i kraft 1. januar 2017, men fra 2019 av omfattes altså også brukerne av det nye regelverket.
Hva bør du som bedriftseier vite om Kassasystemloven?
Nye krav til brukerne av kassasystemer
Som bokføringspliktig omfattes du ikke direkte av Kassasystemloven, men alt kontantsalg skal registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring (se nedenfor om krav til leverandørene). Dette er hjemlet i en ny bestemmelse i bokføringsloven, ikke i Kassasystemloven.
Bedrifter som unnlater å registrere og dokumentere kontantsalg ved hjelp av et godkjent kassasystem kan bli pålagt et overtredelsesgebyr.
Det forventes imidlertid ikke at bedriftene skal ha inngående kjennskap til kravene i Kassasystemloven, og dersom et kassasystem med produkterklæring viser seg å ikke tilfredsstille kravene, er det systemleverandørens og ikke ditt ansvar.
Hovedkravene til godkjente kassasystemer
De detaljerte kravene til godkjente kassasystemer finner vi i Forskrift om krav til kassasystem, som utfyller kassasystemloven.
Forskriften fastslår at kassasystemet må
- kunne registrere vekselkasse
- kunne registrere betaling med ulike typer betalingsmidler
- ha klokke, som er stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid
- skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal
- være lagt til rette for at all kontinuerlig bruk (bl.a. betalingsmidler) blir registrert særskilt for hver virksomhet, dersom systemet brukes av flere ulike bokføringspliktige.
All kontinuerlig bruk skal lagres fortløpende i elektronisk journal. For hvert kassapunkt må systemet dessuten kunne produsere X-rapporter, Z-rapporter, salgskvitteringer og returkvitteringer.
Les mer: Hva er egentlig X- og Z-rapporter?
Kassasystemforskriften legger også ned forbud mot enkelte funksjoner. Blant annet kan programvaren ikke ha funksjoner som gjør det mulig for brukeren å fjerne, endre eller legge til opplysninger i registreringene. Den skal heller ikke kunne integreres med annen programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal.
Unntak fra kravene
Det gjøres unntak fra kravet om å bruke kassasystem med produkterklæring for noen typer virksomheter:
- Næringsdrivende med lav omsetning, det vil si mindre enn 50 000 kroner eks. mva. i løpet av et regnskapsår
- Virksomheter som driver ambulerende og sporadisk kontantsalg, som for eksempel juletresalg eller salg fra fiskebil, såfremt ikke omsetningen eks. mva. overstiger 3 G (290 649 kroner i 2018-2019)
- Drosjenæringen, som registrerer kontantomsetningen ved hjelp av taksameter
Hva bør du tenke på?
Som sagt trådte kravene til brukerne i kraft 1. januar 2019. Hvis du ikke allerede har gjort det, bør du derfor snarest forsikre deg om at ditt eksisterende kassasystem er i samsvar med de nye reglene.
I det opprinnelige lovforslaget som ble sendt på høring i 2012 var det foreslått at bedriftene skulle pålegges å melde fra til skattekontoret om hvilke kassasystemer de brukte. Dette ble endret slik at denne informasjonen i stedet hentes fra systemleverandørenes kundelister, skriver Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF) på sine nettsider.
Krav til systemleverandørene
- Siden 1. januar 2017 har det vært forbudt å tilby kassasystemer som ikke er i samsvar med kravene i Kassasystemloven.
- Før et kassasystem kan tilbys for salg eller utleie, må leverandøren avgi en såkalt produkterklæring til skattekontoret, som bekrefter at systemet oppfyller kravene i lovverket.
- Systemet skal være bygd opp slik at det enkelt kan vurderes om det oppfyller kravene.
- En beskrivelse av systemets oppbygging og funksjoner skal følge med systemet ved salg, utleie eller utlån.
- Skattekontoret kan kreve nødvendig innsyn i programvare, servicemanualer etc.
Hele lovteksten kan leses her.
