Når du starter opp en liten bedrift, er det ofte med begrensede midler og behov for å holde kostnadene så lave som mulig. Noen investeringer kommer du likevel ikke utenom, som for eksempel en betalingsløsning og — hvis du selger fra fysisk butikk — et kassasystem.
Heldigvis fins det i dag effektive kassasystemer som ikke ruinerer deg allerede før du har begynt å selge. En løsning som blir stadig mer populær blant småbedrifter, er enkle kassasystemer i form av en app på en iPad.
Fordeler med et iPad-basert kassasystem
En iPad-basert løsning vil ofte være langt enklere og billigere å komme i gang med enn et tradisjonelt kassasystem. Du trenger bare å kjøpe en iPad (om du ikke allerede har en), laste ned en app, og registrere deg hos leverandøren.
iPad-baserte kassasystemer er også enkle og intuitive å bruke. De fleste er nå fortrolige med touch-skjermer og app-funksjonalitet, og sannsynligvis vil både du, dine ansatte og kundene dine kunne bruke systemet uten vanskeligheter.
De fleste slike kassasystemer kan også integreres med annen programvare, som for eksempel regnskaps- og timelisteprogrammer. Hvis du allerede har slik programvare, bør du forsikre deg om at kassasystemet du vurderer er kompatibelt med disse.
I motsetning til tradisjonelle kassasystemer, ligger programvaren for iPad-baserte systemer i den elektroniske skyen («the cloud»). Som andre apper blir de oppdatert enkelt og automatisk, uten at du trenger å tenke på det. Sensitive data blir heller ikke lagret på din lokale maskin, men på sikre servere i store datasentre.
Takket være skyteknologien kan hele systemet styres via appen på iPaden eller via en nettleser på datamaskinen din. Det betyr at oppdaterte salgsdata og annen informasjon alltid er lett tilgjengelig, uansett hvor du befinner deg.
Ulemper med kassasystemer for iPad
Enkelte iPad-baserte kassasystemer krever at du er koblet til internett for å fungere. Noen leverandører tilbyr også et offline-modus, men som regel med begrenset funksjonalitet. I dag er de fleste virksomheter avhengige av en fungerende internettforbindelse uansett, men hvis du av og til har dårlig dekning er dette et aspekt å ta med i vurderingen.
Det er også verdt å huske at selv om iPad nå benyttes i mange profesjonelle sammenhenger, er produktet primært utviklet for hjemmebruk hos vanlige forbrukere. Dette er særlig noe du bør tenke på hvis iPaden risikerer å bli utsatt for røff behandling eller søl. Har du fortsatt et fungerende kassasystem resten av dagen hvis noen heller en halvliter over iPaden? Touchscreen-skjermer som er utviklet spesielt for kassesystemer i travle miljøer er som regel mer robuste.
Som med all skybasert teknologi eksisterer det også en teoretisk risiko for hacking av iPad-baserte kassasystemer. Leverandørene er vel vitende om dette og har høy fokus på sikkerhet.
Kravene til godkjente kassasystemer
Siden 1. januar 2019 har alle bokføringspliktige virksomheter som omsetter for mer enn 50 000 kroner årlig plikt til å registrere og dokumentere alt kontantsalg via et godkjent kassasystem. Kassasystemloven og kassasystemforskriften stiller en rekke krav til funksjonene systemet ditt må ha. Kravene er de samme enten du bruker et iPad-basert system eller en annen type programvare.
Kassasystemet må blant annet kunne registrere vekselkasse og registrere betaling med ulike typer betalingsmidler. Det må ha en innebygd klokke, som skal være stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid. Hvis systemet brukes av flere ulike bokføringspliktige, må det være lagt til rette for at all bruk registreres særskilt for hver enkelt virksomhet.
All bruk av kassasystemet skal lagres fortløpende i elektronisk journal. For hvert kassapunkt må systemet dessuten kunne produsere X-rapporter, Z-rapporter, salgskvitteringer og returkvitteringer.
Systemet må ikke kunne manipuleres. Blant annet er det forbudt med funksjoner som gjør det mulig å fjerne, endre eller legge til opplysninger i registreringene. Programvaren skal heller ikke kunne integreres med annen programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal.
Les også: Lov om kassesystemer: Dette bør du vite
Leverandører og priser
Som nevnt er en av fordelene med iPad-baserte kassasystemer at det er raskt, enkelt og rimelig å komme i gang. Hvor mye det vil koste, avhenger av to ting:
- Abonnementsprisen for selve kassasystemet (tjenesten du benytter via appen eller nettportalen)
- Hvor mye ekstrautstyr du trenger (se nedenfor).
Zettle er en betalingsløsning basert på en enkel kortleser som kobles til iPaden med Bluetooth og styres via en app. Denne appen kan også brukes som kassasystem.
Basisversjonen av kassa-appen til Zettle er gratis, og egner seg utmerket for små virksomheter som ikke er pliktige til å bruke et godkjent kassasystem. Den oppgraderte versjonen iZettle Go som tilfredsstiller skatteetatens krav, koster 279 kr per måned. I tillegg kommer kjøp av kortleseren (799 kr, eller 199 kr eks mva her) samt et transaksjonsgebyr på 1,75 % for alle betalinger med kort.
Zettle tilbyr også et komplett restaurantsett som inkluderer iPad, iPad-stativ, kvitteringsskriver, kassaapparat og iZettle Reader for 4 999 kr eks mva. Zettle har også pakker for butikker. Beste pris fåes her.
Gastrofix, som i Norge distribueres av Barcontrol, er også et iPad-basert kassasystem som er spesielt beregnet på serveringsbransjen. Barcontrol tilbyr fire ulike abonnementspakker som varierer i pris fra kr 690 til kr 2 590 pr måned, avhengig av virksomhetens størrelse og behov. Det er også et oppstartsgebyr for installasjon og opplæring i hvordan du bruker Gastrofix (pris på forespørsel). I tillegg kommer abonnement og gebyrer for din valgte betalingsterminal.
Et annet godkjent iPad-basert kassasystem er Wallmob POS fra IT-selskapet Visma. Wallmob POS retter seg mot bransjene mat og drikke, faghandel, samt helse og velvære. Et abonnement på Wallmob POS koster 499 kr per måned. Supportavtale per mnd er 149 kr. Abonnementet har ingen bindingstid.
Wallmob POS støtter betalinger med Vipps og med den populære kortleseren SumUp. Systemet kan integreres med det nettbaserte faktura- og regnskapsprogrammet Visma eAccounting.
Hvis du selger både på nett og i fysisk butikk, kan Mystore Datakasse være et interessant alternativ. Kasseløsningen benytter nemlig samme backendsystem som nettbutikkene, slik at produkter, lagerstatus og annen informasjon alltid er synkronisert og lett tilgjengelig.
Mystore Datakasse er gratis å laste ned og gratis i bruk, men for å bruke datakassen må du ha et abonnement på en av Mystores nettbutikkpakker, som koster fra 849 til 2 499 kr/mnd. Du må også kjøpe en VX690 betalingsterminal til 1 499 kr (en meget god pris), og betale et transaksjonsgebyr for kortbetalinger fra 1,25 % til 2,75 % av salgsbeløpet + 1 kr pr transaksjon. Prosentsatsen blir lavere desto høyere omsetningen din er.
Det fins også en rekke andre iPad-baserte kassasystemer på markedet, men vær oppmerksom på at mange av disse systemene ikke vil være godkjent av norske skattemyndigheter. Det gjelder blant annet Square Register og Vend, som begge er mye brukt i andre land. Disse kan vurderes hvis du omsetter for mindre enn 50 000 kr årlig og derfor ikke er pliktig til å ha et godkjent kassasystem.
Maskinvare og tilbehør
iPad: For å kunne bruke et kassasystem for iPad, trenger du selvsagt først og fremst selve nettbrettet. Pr. juli 2021 koster en iPad fra ca 3 900 kr til ca 9 000 kr avhengig av modell.
Betalingsterminal: For å kunne ta imot betalinger med kort, må du ha en enhet som kan lese av betalingskortet og som kan integreres med kassasystemet. I Norge er det foreløpig bare iZettle som tilbyr et komplett system med både kortleser for kortbetalinger og kassafunksjoner i appen uten at det må foretas noen ekstra integrasjon.
Stativ: Hvis du selger fra et fast utsalgssted, bør du investere i et stativ til iPaden. Det ser mer profesjonelt ut enn å ha iPaden liggende på disken, og beskytter nettbrettet mot søl, skader og tyveri.
Kassaskuff: Nordmenn bruker mindre og mindre kontanter, men for noen vil det likevel være nødvendig å ha en låsbar kassaskuff til oppbevaring av kontanter.
Kvitteringsskriver: Alle iPad-baserte kassasystemer kan sende kvitteringer på e-post, men at kunden oppgir sin e-postadresse er ikke naturlig i alle salgssituasjoner. Kvitteringsskrivere koster typisk mellom mellom 2 199 og 2 999 kr.
Strekkodeskanner: Hvis du bruker strekkoder på varene dine trenger du også en strekkodeskanner (til sporadisk bruk kan kameraet på iPaden være tilstrekkelig).
Konklusjon
Et iPad-basert kassasystem vil være et utmerket valg for mindre butikker og serveringssteder. Det krever minimale investeringer, er enkelt å bruke, og gir et moderne og profesjonelt inntrykk av bedriften.
For å finne det riktige kassasystemet for nettopp din bedrift, bør du bruke litt tid på å vurdere flere ulike løsninger. Benytt deg av leverandørenes tilbud om gratis konsultasjoner eller gratis prøveperioder, og test så mange funksjoner du kan. Med det riktige valget kan kassasystemet vokse med bedriften og være en fornøyelse å bruke i mange år.
