Digitale kvitteringer blir stadig vanligere, så bør du også satse på dem i din bedrift? For kundene har epost- og SMS-kvitteringer klare fordeler sammenlignet med tradisjonelle papirkvitteringer, selv om visse ulemper også følger med.
Men for å ta det viktigste først: hva sier loven?
Ved hvert salg skal det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet som skal fremlegges for kunden. Dette gjelder likevel ikke dersom det benyttes en integrert betalingsløsning i forbindelse med salget og kunden ikke ønsker kvittering.
Forskrift om endring i forskrift om endring i forskrift om bokføring
I forbindelse med innføringen av den nye Kassasystemloven hadde Finansdepartementet opprinnelig bestemt at alle serveringssteder og butikker fra 1. januar 2019 måtte skrive ut papirkvittering ved hvert avsluttet salg, enten kunden ville ha kvitteringen eller ikke.
Næringslivet og handelsorganisasjonene mente imidlertid at utskriftskravet var både kostnadsmessig og miljømessig ufornuftig, og etter påtrykk snudde myndighetene og trakk tilbake kravet om plikt til å skrive ut kvittering når utsalgsstedet har integrert kassasystem og kunden ikke ønsker det. Kassasystemet må imidlertid kunne skrive ut papirkvittering dersom kunden ber om det.
Loven lar deg altså velge om du vil tilby kvittering elektronisk eller på papir, men muligheten for å skrive ut papirkvittering må være til stede.
Hvorfor butikkene vil kutte ut papirkvitteringer
Hovedproblemet med papirkvitteringer er det giftige kjemiske stoffet bisfenol A (BPA), som benyttes i termisk kvitteringspapir — det glatte, skinnende papiret som brukes av termiske kvitteringsskrivere og de fleste betalingsterminaler.
BPA absorberes via huden og akkumuleres i kroppen over tid, noe som er særlig uheldig for butikkansatte som håndterer kvitteringer hele dagen. Kjemikaliet er kjent for å ha hormonforstyrrende effekter, og for å øke sannsynligheten for hjertesykdommer og flere andre helseproblemer.
Fordi de inneholder BPA kan papirkvitteringer heller ikke resirkuleres, og ender som restavfall. Det er mulig å få tak i resirkulerbart, BPA-fritt kvitteringspapir, men tradisjonelle betalingsterminaler og rimelige kortterminaler er som oftest kompatible med termisk papir som inneholder BPA.
Som enhver butikkansatt vil kunne bekrefte, er det også vanlig med dårlig papir og trykk, og at papirkvitteringene mistes eller havner i vaskemaskinen og blir ødelagt.
Kvitteringspapir utgjør dessuten en ekstra kostnad sammenlignet med digitale kvitteringer, som bare krever en internettforbindelse og en digital kvitteringsfunksjon i kassasystemet.
Digitale kvitteringer: Husk GDPR og personvern
Til tross for kostnads- og miljøfordelene er heller ikke digitale kvitteringer en perfekt løsning. Se det bare for deg: du står i en travel butikk, har nettopp betalt for en vare, og blir bedt om å oppgi e-postadresse eller telefonnummer for å få tilsendt kvitteringer. Ønsker du å dele disse opplysningene med de fremmede bak deg i køen, helst i full fart slik at den neste kunden kan få komme fram til kassen? Og hvordan kan du være sikker på at butikken ikke kommer til å bombardere deg med reklame eller selge personopplysningene dine?
Etter at personvernforordningen (GDPR) trådte i kraft i 2018, skal forbrukerne kunne stole på at bedriftene ivaretar personvernet og informasjonssikkerheten. Næringsdrivende har ikke lov til å bruke personopplysninger i markedsføringen (eller til andre formål) dersom ikke forbrukeren har gitt eksplisitt samtykke til det. Med andre ord må du gjøre det helt klart for kundene hvis du planlegger å bruke opplysningene deres til noe annet enn det de ga samtykke til, altså til å motta en kvittering fra deg for kjøpet de nettopp gjennomførte.
Dine ansatte bør være forberedt på scenarier der kunden føler seg ukomfortabel med å dele personlige opplysninger foran en kø av andre mennesker.
Men med mange års erfaringer fra før GDPR, er kundene ofte mistenksomme når en næringsdrivende ber om personlige opplysninger, selv for noe så enkelt som en kvittering. Du kan omgå denne skepsisen ved å ha en innarbeidet forklaring på hva opplysningene skal brukes til. Du kan også vurdere å sette opp et skilt ved kassepunktet som informerer presist om hva e-post adressen eller telefonnummeret skal brukes til: kun for å sende kvittering.
Slik påvirker kvitteringer køavvikling og flyt i kassen
En annen faktor er flyten av kunder i kassen. Med papirkvitteringer trengs det ingen personopplysninger. Utskriften tar bare noen sekunder, og så er kundene på vei ut. Det gir effektiv køavvikling, og gjør det mulig å betjene flere kunder på kort tid.
De mest lovende løsningene krever minimal innsats både fra kundens og butikkens side, noe digitale lommebøker og automatisk generering av kvitteringer gjør mulig.
Til sammenligning må digitale kvitteringer sendes til en e-postadresse eller et telefonnummer som først må kommuniseres. Noen kunder kan bli litt overrumplet over å bli bedt om å oppgi personlig informasjon til en ventende kassebetjent, foran en kø av fremmede. Inntil kundene blir vant til denne prosessen, kan den nok medføre enkelte pinlige situasjoner.
Nyere systemer søker å eliminere dette hinderet, slik at kunden ikke trenger å oppgi informasjon for å få en elektronisk kvittering.
På utsalgssteder som benytter kortleseren iZettle, trenger for eksempel kunden bare å oppgi opplysningene sine én gang. Etter at kunden har fått tilsendt den første kvitteringen lagrer iZettle e-postadressen i sitt eget system, knyttet til kundens bankkort. Neste gang kunden betaler via hvilken som helst iZettle-kortleser, vet iZettle-appen hvilken e-postadresse som er knyttet til kortet som blir brukt. Dermed kan butikken sende kvitteringen til kunden uten å be om kontaktopplysninger på nytt.
Kvitteringer og bokføring av utgifter
For bedrifter og enkeltpersonforetak er kvitteringer nødvendige for å kunne bokføre forretningsutgifter. Tidligere krevdes det papirkvitteringer for å kunne dokumentere fradrag for kostnader, og som bevis for transaksjoner hvis det skulle oppstå en tvist.
Nå som digitale regnskapssystemer er normen, bruker bedriftene skybaserte systemer som krever at kvitteringene sendes elektronisk. Hvis de bare har papirkvittering, må de først digitalisere den ved å scanne eller ta et bilde av den før de legger den inn i systemet. Det fins til og med egne verktøy for formålet, som appene Xero Expenses og Receipt Bank som begge lar deg ta et bilde av en enkeltstående kvittering.
Mange oppstartsbedrifter foretrekker elektroniske kvitteringer, særlig mobile virksomheter med unge kunder. Foto: Emily Sorensen, Mobile Transaction
I slike tilfeller er det langt enklere å ha en digital kvittering. Mange regnskapssystemer har en egen e-postadresse for å sende inn kvitteringer, slik at kunden bare kan videresende e-postkvitteringen for å registrere den. Systemet benytter deretter maskinlæring for å forsøke å kategorisere utgiften.
Papirkvittering er altså ikke lenger nødvendig for de fleste næringsdrivende. Noen bedrifter bruker riktignok fortsatt tradisjonelle, papirbaserte regnskapssystemer, men hvis disse får en e-postkvittering kan de enkelt skrive den ut som papirbilag.
Hvilket kvitteringsformat bør du velge?
Mange foretrekker fortsatt papir, men det betyr ikke at kundene vil motsette seg kvittering på e-post eller SMS. Selv om du driver et fysisk utsalgssted er du ikke forpliktet til å skrive ut papirkvittering hvis ikke kunden eksplisitt ber om det, så å bare sende elektroniske kvitteringer er fullt akseptabelt.
De fleste virksomheter vil ende med å velge det som koster minst uten å medføre for stor ulempe for kundene. De mest lovende løsningene krever minimal innsats både fra kundens og butikkens side, noe digitale lommebøker og automatisk generering av kvitteringer gjør mulig.
Mange moderne bedrifter er seg også sitt miljøansvar bevisst. Det er en fin balansegang, men du kjenner best selv din egen situasjon. Så tenk på følgende:
- Pleier kundene dine å insistere på papirkvittering?
- Ville det få negative konsekvenser om du tilbød elektroniske kvitteringer som standard?
Selv om du driver et fysisk utsalgssted er du ikke forpliktet til å skrive ut papirkvittering hvis ikke kunden ber om det, så å bare sende elektroniske kvitteringer er fullt akseptabelt.
Hvis svaret på begge spørsmål er nei, er det beste for miljøet, de ansatte og marginen din (fordi du ikke bruker penger på kvitteringspapir) å gå papirløst. For å oppsummere fordeler og ulemper:
Papirkvitteringer
Kunden trenger ikke oppgi e-postadresse eller telefonnummer
Kan for noen utsalgssteder gi raskere og mer effektiv køavvikling
De fleste kan ikke resirkuleres og øker risikoen for helseproblemer
Kundene har en tendens til å miste dem, og trykkvaliteten forringes over tid
Kvitteringspapir koster penger
Digitale kvitteringer
Fullstendig oversikt over kjøp er tilgjengelig fra forskjellige enheter og hvor som helst
Digital registrering av utgifter er ideelt for moderne skybasert regnskapsføring
Vanligvis gratis å generere via kassasystemet
Kan kreve at kunden oppgir e-postadresse eller telefonnummer
Krever forklaring til kunder som fortsatt ønsker papirkvittering
