Hva er avstemming av en betalingsterminal?

Avstemming er et regnskapsbegrep som innebærer å kontrollere at ulike poster eller summer stemmer overens med det som er bokført i regnskapet.

For en betalingsterminal innebærer dette at alle transaksjoner som er blitt registrert siden forrige avstemming summeres, slik at man får oversikt over det totale beløpet terminalen har tatt imot. Deretter nullstilles terminalen, og nye transaksjoner blir registrert for seg.

Hvorfor må betalingsterminalen avstemmes?

Ifølge bokføringsforskriften skal det daglig utarbeides dagsoppgjør for kassen. Dette skal sikre at alle kontantsalg blir registrert, samt at det reduserer risikoen for underslag.

Avstemming av betalingsterminalen inngår som et ledd i dagsoppgjøret, for å kontrollere at summen av alle betalinger stemmer overens med det som er blitt registrert i kassen. 

Ved dagens slutt skal det utarbeides en Z-rapport fra hvert enkelt kassapunkt. … Tilsvarende skal det ved dagens slutt utarbeides rapport fra hver enkelt betalingsterminal over de betalinger og uttak som er registrert.

Forskrift om bokføring § 5-3-14

Ved dagens slutt skal kassen slås ut, og det lages en Z-rapport. Kasserapporten skal sammenlignes med summen av avstemmingen av betalingsterminalen, samt eventuelle kontantbetalinger. Avstemmingen skal dokumenteres og oppbevares som regnskapsbilag sammen med Z-rapporten. 

Hvis beløpene ikke stemmer overens er dette et avvik, og du må registrere en forklaring på differansen.

Avstemming av betalingsterminalen er også nødvendig for at terminalen skal kunne sende oppgjør til banken, slik at du kan få pengene inn på oppgjørskonto. Som regel vil avstemmingen overføre transaksjonene til oppgjørskontoen påfølgende virkedag.

Hvordan gjøres avstemming i praksis?

De fleste betalingsterminaler har et eget menyvalg for avstemming. Dette kan noen ganger ligge under Oppgjør-menyen.

For bedrifter med integrerte betalingsterminaler avstemmes terminalene ved å gjennomføre kassatelling. Avstemmingskvitteringen blir skrevet ut via kassasystemet.

Her er en rask oversikt over prosessen for noen av de mest brukte betalingsterminalene:

Bambora (Ingenico iWL250): Trykk på «Meny» og velg «Dagsoppgjør». Hvis du blir bedt om å oppgi terminalkoden, tast inn koden som står oppført i velkomstbrevet du fikk og trykk deretter på «OK» (grønn knapp).

iZettle: iZettle er å betrakte som en integrert betalingsterminal, ettersom den er integrert med kassasystem-appen. Avstemmingen foretas ved at du skriver ut Z-rapport og stenger kassen. Begge valgene ligger under menyen «Kassasystem» i appen.

Nets: Trykk på «Menu» og deretter valg «6 – Avstemming». Terminalen vil skrive ut en rapport som viser antall transaksjoner og beløp per korttype.

PayPoint Verifone: Trykk på «Oppgjør» og deretter «Avstemming». Dette vil avstemme alle terminalene til brukerstedet. Terminalen skriver ut en rapport med akkumulerte beløp for de forskjellige korttypene. Etter avstemmingen blir omsetningstellerne nullstilt ved neste godkjente transaksjon.

Hva skjer hvis man glemmer å avstemme betalingsterminalen?

Å glemme å avstemme betalingsterminalen ved dagens slutt kan skje den beste. Heldigvis blir ingen transaksjoner borte, de blir med på neste avstemming. Men transaksjonene blir heller ikke sendt til kortinnløseren før du har foretatt avstemmingen, og du kan derfor ikke få dem utbetalt.

Mange betalingsterminaler vil gi deg en feilmelding hvis det er gått for lang tid siden forrige avstemming. Nets-terminalene vil for eksempel vise feilkoden «Terminalen må avstemmes» hvis det er gått mer enn 7 dager siden siste avstemming. Når du får denne feilkoden må du avstemme terminalen før du kan benytte den igjen.

Noen terminaler gir deg muligheten til å legge inn automatisk avstemming til faste tidspunkter, så du kan være sikker på at det ikke blir glemt. Nets-terminalene kan for eksempel selv ringe opp og foreta avstemming på et fast tidspunkt hver dag. Hvis du har flere terminaler, vil automatisk avstemming alltid skje fra én bestemt terminal.

Enkelte leverandører kan også foreta en «tvangs-avstemming» på forespørsel fra deg selv eller fra innløseren.